En utgift är inte alltid en kostnad

I ett tidigare inlägg lyfte jag fram en bokföringsmässig konsekvens för mjukvarubolag (Software as a Service) där kunden ofta betalar i förskott och där förskottsbetalningarna (framtida intäkter) gömmer sig bland de kortsiktiga skulderna. I detta inlägg tänkte jag lite kort behandla en annan bokföringsmässig konsekvens som är aktuell för den här typen av bolag – nämligen aktivering av utgifter kopplade till utvecklingsarbete för egen räkning. Innan vi sätter igång kommer här en kort disclaimer: Jag har visserligen läst redovisning på universitetsnivå, men har inte varit yrkesverksam inom området.

Att utveckla egen mjukvara är en kostsam historia
Ett bolag kan ha betydande utgifter för vidareutveckling av befintliga och nya tjänster. En egenutvecklad tjänsteplattform innebär 1000-tals utvecklingstimmar och det kan ta år innan intäkterna matchar tagna kostnader. Om samtliga utgifter kopplade till utvecklingen skulle tas upp som kostnader direkt (under innevarande period) skulle det innebära att utgifterna väsentligt överstiger intäkterna för framförallt nystartade mjukvarubolag.

För att redovisningen ska ge en mer rättvisande bild kostnadsför därför många bolag inte utgifterna direkt utan aktivera utgifterna för det egna utvecklingsarbetet som balanserade utgifter i balansräkningen. De utgifter som skall aktiveras bokförs som en immateriell anläggningstillgång i balansräkningen – för även om den faktiska mjukvaran finns på en server så skapas inget bestående fysiskt objekt med eget värde som tillförs mottagaren. Till skillnad från traditionella verkstadsbolag är de värden man primärt skapar immateriella. I samband med aktivieringen ska ett lika stort belopp avsättas till en fond för utvecklingsutgifter som i praktiken är bundet eget kapital. Att kapitalet är bundet innebär att det är öronmärkt för utvecklingsarbetet och därmed exempelvis inte får delas ut till aktieägarna.

I takt med att utvecklingsarbetet fortgår periodiseras utgifterna årligen som en intäkt i resultaträkningen. Även om ett bolag väljer att aktivera sina utvecklingsutgifter påverkar det inte kassaflödet. Utvecklare måste få betalt även om kostnaderna skjuts på framtiden. När utvecklingsarbetet väl är färdigt skrivs den immateriella anläggningstillgången av och det bundna egna kapitalet i form av utvecklingsfonden blir fritt eget kapital i samma takt.

Inte vilka kostnader som helst får aktiveras
För att kunna aktivera utgifter för utveckling av immateriella tillgångar krävs det att utvecklingen sker i egen regi internt och att tillgångarna med hög sannolikhet kommer att ge företaget framtida fördelar i form av besparingar eller intäkter.

Slutord
Målet med aktivering av utgifter är att redovisningen på ett bättre sätt ska spegla bolagets rätta värde. Genom att aktivera utgifterna som anläggningstillgångar synliggörs värden i balansräkningen på samma sätt som för verkstadsbolag som investerar i ny tillverkningsutrustning.

De immateriella tillgångarnas värden och motsvarande intäkter i balansräkningen är dock förknippade med osäkerhet då de grundar sig på bolagets prognoser. Om det av olika skäl visar sig att mjukvaran inte kommer leva upp till prognoserna behöver värdet på de immateriella tillgångarna skrivas ned vilket kan slå hårt mot resultatet och urholka det egna kapitalet.

Det gäller med andra ord att vara vaksam när ett bolag plötsligt börjar göra stora aktiveringar och särskilt när det gäller nystartade bolag. Förutom att i vanlig ordning läsa på om bolaget och dess produkten och skapa sig en känsla för dess konkurrenskraft är det viktigt att hålla koll på kassaflöde och balansräkning. Löftet om framtida kassaflöden kan göra banken mer generös, men kostnaderna för befintliga lån måste betalas idag oavsett vilka kassaflöden som en ny plattform kan komma att generera.

Image courtesy of lekkyjustdoit at FreeDigitalPhotos.net