Hur redovisas förskottsbetalningar och varför ska man bry sig?

En viktig grundregel i redovisning är att inkomster och utgifter ska redovisas i de perioder de förbrukas respektive presteras. Tanken är att enbart de intäkter och kostnader som hör till räkenskapsåret ska påverka resultatet. Större investeringar och förvärv periodiseras med anledning av detta över den beräknade nyttjandeperioden genom avskrivningar. Om hela investeringen hade belasta inköpsåret hade det årets resultat blivit missvisande då den ekonomiska livslängden är betydligt längre än en ett år.

Att investeringar skrivs av på detta sätt är inget nytt för de flesta, men det talas mindre om hur förskottsinbetalningar periodiseras och vilken effekt det får på bokföringen.

Nya tider nya affärsmodeller
För ett traditionellt produktbolag är periodiseringen av inkomster från försäljning relativ okomplicerad då leverans och betalning ofta sammanfaller i tid. Intäktsredovisningen har dock blivit mer komplicerad i takt med att företagens affärsmodeller utvecklas. Framför allt är detta tydligt inom IT-branschen där mjukvarubolag gått från att sälja sina produkter på ett fysiskt medium för en engångssumma till att sälja mjukvaran som en tjänst (Software as a Service) där kunden prenummererar på programvaran med tillhörande support. Mitt senaste analysoffer Proact IT har en liknade modell där kunderna betalar i förväg för bland annat kommande års servicearbeten.

Hur redovisas förskottsbetalningarna?
Om en kund betalat för supporttjänster eller mjukvara i förskott tas enbart den del av inkomsten som presteras under aktuellt år upp i årsredovisningen som en intäkt, medan resterande belopp bokförs under kortfristiga skulder som förutbetalda intäkter. Dessa förutbetalda intäkter tas sedan upp i kommande resultaträkningar som realiserade intäkter i takt med att prestationerna utförs. En förutbetald intäkt bokas med andra ord bort från balansräkningen när den presterats och inte längre kan anses utgöra en skuld till kunden.

Varför är det här intressant?
Om man äger ett bolag som får betalt i förskott för tjänster och produkter kan resultatmått och balansräkning vid en första anblick se mindre smickrande ut än vad de i själva verket är. En konsekvens av att framtida intäkter gömmer sig bland de kortsiktiga skulderna är att mått som soliditet och balanslikviditet kan bli missvisande. Det är trots allt bättre att ur likviditetssynpunkt att få pengar i förskott och vara skyldig sina kunder prestationer än att vara skyldig sina leverantörer pengar.

En annan konsekvens av intäktsperiodiseringen är att intjäningen kan verka lägre än vad den i själva verket är då kostnader för att attrahera kunder tas upp direkt medan sålda kontrakt periodiseras över hela kontraktslängden. Den oinvigde som enbart tittar på resultaträkningen missar då att den här typen av bolag har mer pengar att röra sig med, då inkomsterna enbart får periodiseras i takt med att tjänsterna levereras.

Image courtesy of yodiyim at FreeDigitalPhotos.net